Cyflwyniad 

Rydyn ni’n benderfynol o ddarparu gwasanaeth ansawdd uchel er budd ein cymuned. Fel sefydliad cymunedol, rydyn ni yn falch o gydweithio â’r bobol rydyn ni yn eu gwasanaethu er mwyn cefnogi ein nod. 

Fodd bynnag, rydyn ni yn cydnabod bod pethau yn mynd o chwith weithiau. Pan mae hyn yn digwydd, rydyn ni eisiau cael gwybod fel ein bod ni yn gallu cywiro’r sefyllfa a pharhau i wella. 

Rydyn ni yn gwerthfawrogi adborth ac yn gweld cwynion fel cyfle i ddysgu a chryfhau ein gwaith. Byddwn yn ymdrin â phob pryder yn deg, gyda chysondeb a pharch. 

Ar yr un pryd, er mwyn sicrhau bod pob cwyn yn cael eu hystyried a’u cydnabod yn priodol, rydyn ni yn gofyn bod cwynion yn cael eu codi drwy’r sianeli addas sydd yn cael eu nodi yma. Mae hyn yn ein helpu i ymateb yn effeithiol ac yn sicrhau bod pawb yn cael eu trin yn deg. 

1. Pwrpas 

Mae’r Drefn Gwynion hon yn egluro sut ydyn ni yn trin cwynion. Mae'n nodi: 

• Y cam y byddwn ni yn eu cymryd i archwilio a datrys cwynion 

• Y gwelliannau sydd ar gael 

• Ffynonellau cymorth, cyngor a gwybodaeth annibynnol 

• Eich hawl i gyfeirio cwynion at yr Ombwdsmon perthnasol 

2. Beth yw Cwyn? 

Cwyn yw pan rydych chi yn anhapus gyda rhywbeth rydyn ni wedi ei wneud ac yr hoffech chi ein bod ni yn ei ystyried a’i gywiro. 

Dylai cwynion fod yn gysylltiedig â’r gwasanaethau rydyn ni yn eu darparu, megis eich system wresogi, dŵr poeth neu waith ôl-ffitio. 

Os oes wnelo’r gwyn â rhywbeth tu hwnt i'n gwasanaethau (materion cymdogaeth megis baw hi, er enghraifft), efallai y byddai’r cyngor tref neu weithwyr cymunedol yn mewn lle gwell i helpu. 

 3. Sut Mae Gwneud Cwyn 

Rydyn ni eisiau gwneud hi’n hawdd i chi godi cwyn mewn ffordd sydd yn hygyrch, teg ac sydd yn sicrhau eu bod nhw yn cael eu cofnodi a’u cydnabod mewn modd briodol. 

Er mwyn helpu ni i wneud hynny, dylai cwynion gael eu gwneud drwy’r sianeli canlynol: 

Cwynion Mewn Argyfwng (Materion Brys) 

• Ffoniwch ni (llinell 24/7 benodol): 0176607606  

Ar gyfer materion sydd angen sylw ar unwaith (e.e. pryderon diogelwch neu ddiffygion gwasanaeth) 

Cwynion Arferol 

Ebost: Gallwch yrru cwyn at ynniystradau@cwmnibro.cymru unrhyw bryd 

Ffoniwch (Oriau Swyddfa): Ar gael yn ystod oriau gwaith arferol (0176607606) 

Mewn person: Gall cwynion gael eu gwneud: 

• Yn ystod oriau gwaith, neu 

• Mewn apwyntiad wedi ei drefnu o flaen llaw 

Pwysig 

Er mwyn sicrhau bod cwynion yn cael eu trin yn deg a chyson ac yn cael eu cofnodi yn iawn: 

Plis codwch nhw drwy’r sianeli ffurfiol sydd wedi eu hamlinellu uchod. Dydyn ni ddim yn gallu ymdrin â chwynion sydd yn cael eu codi yn anffurfiol mewn sefyllfaoedd cymdeithasol neu gymunedol (er enghraifft, mewn siopau, tafarndai nag unrhyw le cyhoeddus arall). 

Os yw cwyn yn cael ei godi felly, byddwn yn gofyn i chi ei anfon yn defnyddio un o’r sianeli uchod fel ein bod ni yn gallu ei ystyried yn iawn 

Safonau Ymddygiad 

Rydyn ni yn deall bod codi cwyn yn gallu bod yn rhwystredig, a byddwn ni o hyd yn gwrando ac yn cymryd eich pryderon o ddifrif. 

Yn gyfnewid, gofynnwn bod pob cyfathrebu yn barchus. 

Ni fyddwn yn goddef ymddygiad sydd yn: 

• Gamdriniol, bygythiol, nag ymosodol 

• Yn wahaniaethol nag yn dramgwyddus 

• Yn aflonyddu neu yn gyson afresymol 

Os yw’r math yma o ymddygiad yn digwydd, gallwn: 

• Ofyn i'r cyfathrebu barhau ar wahanol ffurf (er enghraifft, mewn ysgrifen) 

• Cyfyngu cysylltiad i sianeli priodol 

• Cymryd camau i amddiffyn llesiant ein staff 

Rydyn ni eisiau cydweithio er mwyn datrys eich pryderon, a byddwn ni yn anelu at wneud hynny mewn ffordd deg a pharchus bob tro.  

Cefnogaeth wrth Wneud Cwyn 

Os ydych chi angen help yn gwneud cwyn, byddwn yn: 

- Darparu cymorth ble fo’n bosib 

- Eich cyfeirio at wasanaeth cyngor annibynnol priodol 
 

4. Ein Proses Ymdrin â Chwynion 

Cam 1: Cydnabod 

Byddwn yn cydnabod eich cwynion (arferol) o fewn 2 ddiwrnod gwaith i'w derbyn 

Byddwn yn cadarnhau: 

• Ein bod wedi derbyn eich cwyn 

• Sut y bydd yn cael ei drin 

• Amserlen ddisgwyliedig 

•  

Cam 2: Datrysiad Cynnar 

Rydyn ni yn anelu at ddatrys cwynion digymhlethdod mewn 1-5 diwrnod gwaith. Os ydyn ni yn gallu datrys eich cwyn ar y cam hwn, byddwn yn cysylltu i gadarnhau’r canlyniad. 

Cam 3: Ymchwiliad 

Os oes angen ymchwiliad pellach: 

• Bydd y gwyn yn cael ei roi i aelod addas o staff 

• Efallai y byddwn yn cysylltu â chi am wybodaeth bellach 

• Byddwn yn anelu i ddarparu ymateb o fewn 10-20 diwrnod gwaith 

Bydd ein ymateb yn egluro: 

• Beth rydyn ni wedi ei ystyried 

• Ein canfyddiad 

• Beth rydyn ni wedi ei wneud, neu am wneud, i gywiro’r sefyllfa 

Cam 4: Ymateb Terfynol 

• Byddwn yn anelu i ddatrys cwynion cyn gynted â phosib 

• Bydd pob cwyn yn derbyn ymateb terfynol o fewn 8 wythnos i'w derbyn 

Os nad ydyn ni yn gallu datrys eich cwyn o fewn yr amser hwn, byddwn yn esboniodd pam ac yn rhoi diweddariadau i chi am y cynnydd. 

Os ydyn ni yn cadarnhau ein bod ni methu datrys eich cwyn (‘deadlock’), gallwch gyfeirio eich cwyn at yr Ombwdsmon cyn y cyfnod 8 wythnos. 

Cam 5: Adolygiad (Apêl) 

Os nad ydych chi yn hapus gydag ein hymateb: 

- Gallwch ofyn i ni adolygu eich cwyn 

- Bydd uwch aelod o staff sydd heb fod yn rhan o’r broses yn edrych arno eto 

- Yna byddwn yn rhoi ein penderfyniad terfynol i chi 

5. Gwelliannau 

Os ydyn ni yn cytuno bod rhywbeth wedi mynd o’i le, gallwn: 

- Ymddiheuro 

- Esbonio beth ddigwyddiad 

- Gweithredu i gywiro’r sefyllfa neu wella ein gwasanaeth 

- Cynnig iawndal neu ganlyniad addas arall lle bo angen 

6. Cefnogaeth a Chyngor Annibynnol 

Gallwch chwilio am gyngor annibynnol, am ddim gan: 

• Cyngor ar Bopeth 

• Hafan | Y Dref Werdd 

7. Ombwdsmon 

- Os nad ydych chi yn hapus gydag ein hymateb terfynol, neu os oes 8 wythnos wedi pasio ers i chi wneud eich cwyn, mae gennych chi hawl i gyfeirio eich achos at yr Ombwdsmon perthnasol 

- Manylion Ombwdsmon: Resolve Energy Complaints | Energy Ombudsman 

Beth yw Ombwdsmon 

Mae’r Ombwdsmon yn sefydliad annibynnol sydd yn edrych ar gwynion pan nad ydyn nhw wedi cael eu datrys. 

Maen nhw yn: 

• Annibynnol- dydyn nhw ddim yn rhan o ein sefydliad a dydyn nhw ddim yn cymryd ochrau 

• Rhad ac am ddim i breswylwyr yn defnyddio 

• Diduedd- maen nhw yn adolygu’r ffeithiau ac yn penderfynu beth sydd yn deg 

 Bydd yr Ombwdsmon yn: 

- Adolygu eich cwyn ac unrhyw dystiolaeth 

- Ystyried y ddwy ochr 

- Penderfynu a gafodd pethau eu trin yn deg 

- Lle bo’n addas, mynnu bod gweithredu i gywiro’r sefyllfa (er enghraifft, drwy ymddiheuriad, cywiriad, neu iawndal) 

Mae defnyddio Ombwdsmon yn ffordd o ddatrys cwyn heb orfod mynd i'r llys. 

8. Cyfrinachedd a Thegwch 

Byddwn yn ymdrin â phob cwyn: 

- Yn deg a diduedd 

- Yn gyfrinachol 

- Mor sydyn â phosib 

Ni fydd gwneud cwyn yn effeithio ar eich mynediad at ein gwasanaethau. 

9. Monitro a Gwelliannau Parhaus 

Rydyn ni yn cadw cofnod o gwynion ac yn eu hadolygu er mwyn: 

• Canfod unrhyw batrymau 

• Gwella ein gwasanaethau 

• Helpu i stopio’r un problemau rhag codi eto 

Fel sefydliad cymunedol sydd yn gweithio i daclo tlodi tanwydd mewn ffyrdd newydd ac arloesol, rydyn yn gwerthfawrogi eich amynedd a’ch dealltwriaeth. Rydyn ni yn cydweithio tuag at yr un nod o leihau ac, yn y pendraw, gael gwared ar dlodi tanwydd yn ein cymuned, ac mae eich adborth yn ein helpu i wella a symud yn nes at y nod hwnnw.